Nacka Kommun bäst på digitalisering

Med en tydlig vision för den digitala invånaren väljer Nacka kommun olika driftpartners för att möjliggöra kommande tillväxt.

Nacka kommun är en av Sveriges största tillväxtkommuner, där antalet invånare inom 15 år kommer att dubbleras, från 100 000 till 200 000 invånare. Med en så stor tillväxt framför sig ökar också kraven på välfungerande kommunal service, där IT ses som en stor möjliggörare och avgörande i expansionen. Nacka Kommun har därför en tydlig vision och digitaliseringsagenda, där målet är att ligga i topp som en av landets tio ledande kommuner inom digitalisering. Med ett sådant tydligt mål vågar Nacka Kommun utmana leverantörer och väljer nya vägar, däribland en ny upphandling med multisourcing-strategi.

IT-stöd som möjliggör expansion
Mats Bohman, administrativ direktör, tillsammans med kommunens digitaliseringschef, Lotta Nordström, är arkitekterna bakom kommunens nya multisourcingavtal.

Mats Bohman förklarar: ”Vi har en vision: öppenhet, mångfald och att vara bäst på att vara kommun. För det behövs riktigt bra stödfunktioner där IT-stödet är mycket viktigt. Inom mindre än ett årtionde har vi tunnelbana hit och därmed smidigare kollektivtrafik, som snabbat på bostadsbyggandet rejält. I takt med den ökade inflyttningen ökar också behovet av kommunal välfärdsservice, där de bakomliggande IT-funktionerna är helt avgörande för att den kommunala verksamheten ska fungera”.

Innovation som drivkraft
Nacka Kommun har fram till idag haft två stora leverantörer för IT-drift. Med det upplägget upplevde kommunen att de blev inlåsta och att det bromsade dem från att vara flexibla och innovativa. Därför blev den viktigaste frågan när de skulle göra sin upphandling ”Hur får vi in innovation och förbättring när vi köper en tjänst, utan att det hela tiden ska upphandlas och betalas för nya tjänster?”.

Nacka Kommuns anbudsförfrågan föregicks av en förstudie och en marknadsundersökning, som bekräftade kommunens antagande att multisourcing var rätt väg att gå. Med en multisourcingstrategi kan man som beställare välja de bästa leverantörerna för respektive område, så som klient, nätverk och IT-drift. Stadsledningen la ungefär två års tid på att utvärdera hur Nacka kommun lämpligast skulle designa den långsiktiga lösningen.

”Vi har också låtit dialogen med potentiella leverantörer ta den tid som behövdes. Jag tror att många hastar igenom beslut för snabbt. Dela istället med dig av dina önskemål och ta del av leverantörernas kunskap. Det handlar det i mångt och mycket om att få till en god samverkan mellan kommun och leverantör”.

Samverkan och tydlig uppföljning för att lyckas
Innan anbudsförfarandet gjordes även en undersökning som visade på att kommunens största utmaning med multisourcingstrategin är förmågan att följa upp, styra leveransen och framförallt vara en god beställare. Med flera leverantörer som tillsamman ska bidra ökar kraven på att Nacka kommun att styra dem, både för att de var för sig ska leverera men också i samverkan med andra ha rätt förutsättningar för att leverera det som avtalats.

Kommunen kommer även att ha ett samverkansprojekt med Handelshögskolan i syfte att följa upp konsekvenserna och utfallet av deras val av strategi kring upphandlingen. Det två år långa projektet kommer att mäta effekterna på kommunens innovation, flexibilitet och effektivitet. Nacka kommun kommer dessutom att ta in extern leverantör som följer processen och gör löpande utvärderingar.

Fem leverantörer
Kommunen har genomfört upphandlingen i olika delar. Slutligen valde kommunen fem olika leverantörer, där Basefarm kommer att drifta de centrala och samhällskritiska IT- och verksamhetssystemen.

”Basefarm upplever jag som en mycket kompetent och profilerad leverantör på just att drifta affärskritiska system, genom att se till att de fungerar och att sätta upp dem på bästa möjliga sätt. De kan sin basaffär och försöker inte vara en helhetsleverantör. De är nischade vilket ger dem spetskompetens och det var vad vi efterfrågade. Basefarm vann anbudet för att de sammantaget har bäst kvalitet till bäst pris”.

Gör hemläxan innan upphandlingen
Mats Bohmans viktigaste tips till andra kommuner är att se till att skaffa sig en tydlig bild av hur leverantörsmarknaden ser ut och hur den kan matcha kommunens behov. ”Ta dialog tidigt, för leverantörerna har bra koll på vad som händer inom IT.” Hemläxan bör göras innan upphandlingen, så att man vet exakt vad det är man ska upphandla. ”Ställ många förutsättningslösa frågor som indikerar om ni är på rätt spår i sättet att tänka inför upphandlingen. Sedan, när det blir skarpt läge och ni väl går in i upphandlingen, är allt förstås sekretessbelagt”.

Lotta Nordström, digitaliseringschef Nacka kommun berättar om multisourcingstrategin:
”Idag erbjuder inte Nacka kommun tillräckligt många av sina tjänster digitalt och det kommer vi att ändra på. Sverige har ett starkt kommunalt självstyre, men det ligger en del tunga ”arv” i gamla 1:a generationens IT-avtal, vilket bidrar till att Sverige har tappat fart jämfört med övriga Europa när det gäller digitalisering. Vi i Nacka kommun är gärna involverade i att öka digitaliseringstempot. Vi vill inte ha leverantörer som sitter på gamla investeringar som vi sedan ska hjälpa till att bekosta. Nu är vi i 2:a generationens IT-avtal (outsourcing), där vi ser att ”leverantörsstyrning” i kommunerna är en stark trend. Projektledare, kundansvariga med flera är numera anställda i kommunen och kan föra rätt dialog med rätt leverantör. Vi spar pengar även om vi behöver fler anställda och fler interna resurser eftersom det ger oss kortare ledtider och minskar trögheten i systemet.”

Lotta fortsätter: ”Istället för att ha en aktör som ”kan lite om allt” kommer vi nu att samarbeta med företag som är experter inom sitt respektive område. Den här gången är vi mer mogna som kunder och vi vet mycket mer om hur vi vill ha det. Vi är fullt medvetna om att när vi nu går in i detta, så måste vi vara väldigt duktiga på leverantörsstyrning- och uppföljning!”

Vi har sökt svar på frågan om vad den optimala driftsformen är. Är det molntjänster, hostad hos leverantören, är det hybrida moln och så vidare? IT idag ser så annorlunda ut än IT igår och jag vill säkerställa att vi hela tiden har en kostnadseffektiv och framtidssäkrad drift. Basefarm fattade direkt vad vi frågade efter. De har tydligt fokus på teknisk kvalitet och en väldigt stark förståelse för multisourcing och deras roll i helheten, vilken innefattar slutkunden, d.v.s. kommunens medarbetare, medborgare och näringsidkare. De kommer att drifta alla centrala system som är verksamhetsnära för kommunens tusentals medarbetare.

Proaktivitet var avgörande
Basefarm kommer att ha hand om driften av Nacka Kommuns samhällskritiska verksamhetssystem som inkluderar över hundra applikationer och databaser. Att dessa fungerar väl är en förutsättning för att kommunens anställda ska ha tillgång till sina system samt att invånare och företag når kommunens digitala tjänster. April 2017 ska systemen vara i full produktion.

Nacka kommun hade önskemålet om att bli utmanade, något som passar väl ihop med Basefarms sätt att arbeta. Basefarms kundteam jobbar proaktivt i syfte att gå utanför normen och utmana sina kunders synsätt i allt från teknikval, licensiering, processer, test & utveckling, driftsättning m.m.

Med detta förhållningssätt hittar beställare och Basefarm tillsammans nya innovativa lösningar som leder till konkreta verksamhetsresultat, såsom kostnadsbesparingar, ökad stabilitet i applikationen, bättre svarstider och även skapandet av nya tjänster. Det skapar ett stort förtroendekapital och det är detta förhållningssätt som gör Basefarm unikt.